Tours du monde Magazine

Assistant (stage)

Lieu : Bruxelles – Stage

Pour sa maison de Bruxelles, Continents Insolites recherche une(e) Assistan(e)-Réceptionniste, en stage. En lien avec l'équipe de Travel Designers, l'Assistant(e)-Réceptionniste aura pour mission principale d'accueillir les clients, recevoir les appels et réaliser les différentes tâches administratives en soutien de l'équipe et de la direction.

Accueil et réception : 
 

- Accueil téléphonique (prise en charge des appels entrants et transimission aux personnes concernées)
- Accueil physique des voyageurs (servir une boissons, liaison avec le TD concerné, gestion du parking...)
- Prise des rdv, gestion des agenda des Travel Designers
- Répartition des demandes web
- Gestion des mails des absents (pour dispatcher les dossiers chez les binômes)
- Gestion de la boite mail générale : info
 

Administratif : 

- Gestion des stocks (eau/café/boissons…) et fournitures (papier imprimante, cartouche)
- Gestion de l’envoi de courrier (colis…)
  Gestion du matériel de communication (midori, pochette, cartes postales…) 
- Gestion du « bon ordre » des bureaux (luxury attitude : commander bouquet de fleurs, vérifier qu’il y a assez de vaisselle pour les rdv, disposer des livres et magazines sur les tables…), 
- Gestion du planning des Travel Designer (répartition des bureaux pour les rendez-vous du lendemain) + planning commun (anticiper les absences)
- Préparation des documents de voyage (midori…)
- Prise en charge des paiements des voyageurs (paiement par CB)


Assistanat de l’équipe de vendeurs : 

- Réception et encodage des documents d’inscription 
- Encodage d’infos passeport 
- Préparation de pochettes et des roadbooks
- Aide pour les évents CI (gestion et suivi du fichier des invitations)


Profil du candidat :

- Formation demandée: Assistanat de direction, Gestion administrative, Secrétariat.
- Bonne présentation, aisance d'élocution, souriant, poli, ayant de l’empathie...
- Orthographe impeccable exigée
- Organisé, polyvalent, rigoureux, disponible, ponctualité
- Goût du travail en équipe 
- Maîtrise des outils informatiques (Pack Office...)
- Français parfait, très bonne connaissance de l'Anglais. Le Néerlandais serait un plus 
- Le goût des voyages et de la découverte est un plus

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